Affärssystem
Sök
Länkar
Uppsägning
Läs mer >
Starta bemanningsföretag
Läs mer >
Jobb inom HR
Läs mer >
Rekryteringstester
Läs mer >
CV-inspiration
Läs mer >
Så påverkar affärssystem personalarbetet
Ett affärssystem är navet som håller ihop hela organisationen. Genom att samla ekonomi, HR, försäljning och andra centrala funktioner i ett gemensamt system skapas överblick, effektivare processer och bättre beslutsunderlag. Med rätt moduler, integrationer och utbildning kan affärssystemet både öka lönsamheten och bidra till hållbarhetsmål.
Vad är ett affärssystem?
Ett effektivt affärssystem utgör ryggraden i många moderna organisationer. De binder samman ekonomi, personal, försäljning och andra affärsfunktioner i ett gemensamt, digitalt ekosystem. Det hjälper beslutsfattare att följa upp verksamheten i realtid, fatta datadrivna beslut och minska risken för dubbelarbete. Affärssystem kallas också för ERP, som står för Enterprise Resource Planning.
Lokala och molnbaserade system
Det finns både lokala och molnbaserade system. Lokala system installeras och driftas internt, medan andra lösningar körs via molnet. Molnsystem förenklar uppdateringar och ger bättre skalbarhet, men kräver ständig tillgång till internet.
Vanliga moduler inom HR och ekonomi
Ett affärssystem erbjuder ett brett urval av moduler som med fördel kan anpassas efter verksamhetens behov. För HR-avdelningar innebär det att man kan sköta hela anställningsprocessen och personalarbetet digitalt – från första kontakt till avslutning.
Lista: Vanliga moduler i affärssystem
- Personaladministration
- Lön och tidrapportering
- Ekonomihantering och bokföring
- Inköp och leverantörshantering
- Projektstyrning och fakturering
Moduler för rekrytering och personaldata
HR-moduler möjliggör lagring av anställningsavtal, personalinformation, certifikat och dokumentation. De stödjer också rekryteringsprocesser med ansökningshantering och urval.
Moduler för tidrapportering och löner
Tidrapporter registreras av anställda direkt i systemet. Dessa kopplas automatiskt till lönemodulen, vilket minskar handpåläggning och felkällor.
Integrationer som förbättrar arbetsflöden
När affärssystem kopplas ihop med andra system uppstår helt nya möjligheter att förenkla arbetsflöden. Integrationer gör att data flödar fritt, vilket minimerar fel och frigör tid.
E-handel och CRM
När data flödar automatiskt mellan affärssystem och andra verktyg minimeras manuell handläggning. Till exempel kan kundinformation från CRM-system (Customer Relationship Management) direkt synas i affärssystemet, vilket underlättar fakturering och support.
Vikten av utbildning och förankring
För att investeringen i ett affärssystem ska ge resultat måste personalen veta hur de ska använda det. Förankring i organisationen är minst lika viktigt som teknisk funktion.
Utbildningsinsatser som ger effekt
Interna workshops och individuella instruktioner ger bäst effekt. Det är viktigt att anpassa utbildningen till olika användarroller, från HR-chefer till ekonomiassistenter.
Betydelsen av ren masterdata
Grundläggande register av masterdata – såsom personuppgifter, kontoplaner och lönearter – måste vara korrekta från början. Om det blir fel här påverkar det hela flödet negativt.
Vanliga utmaningar vid implementation
Det är ofta här projekten stannar upp. Många företag underskattar hur mycket resurser och förändringsledning som krävs.
Lista: Vanliga utmaningar vid implementation
- Otydliga mål och bristande projektledning
- Underbemanning och bristande delaktighet
- Dålig kravspecifikation
- Oförberedd organisation
- Tekniska svårigheter vid integration
Vanliga fel i kravspecifikation
Många företag är otydliga i sina krav. Det leder till att systemet inte stödjer alla processer, vilket i sin tur leder till manuell hantering eller parallella lösningar.
Undvik system som är för generella
Ett system bör vara anpassat till branschen. Generella lösningar kan kräva omfattande specialanpassningar som försvårar uppdateringar och integrationer.
När affärssystemet stöttar hållbarhet
Digitalisering handlar inte bara om effektivisering – utan även om att möjliggöra hållbara val. Affärssystem kan samla in och analysera data som ligger till grund för företagets hållbarhetsarbete. Det kan handla om allt från CO2-utsläpp i leveranskedjan till mångfaldsstatistik bland anställda. Sådana data samlas in, analyseras och presenteras direkt i systemets rapportfunktioner.